La práctica del Check-in

Se le llama check-In a la acción de asentar la llegada a un hotel o confirmar la intención de tomar un vuelo. De ahí el nombre de la práctica que se realiza al inicio de una reunión. 

A diferencia del hotel y de la aerolínea que solo les interesa esa confirmación para temas administrativos, en una reunión no es suficiente con validar la presencia física de los asistentes; es de vital importancia para el desarrollo de la reunión garantizar también su presencia mental. Un cuerpo presente con la mente en otro lado no aporta en ninguna reunión, en ningún encuentro ni en ninguna parte. 

Cada uno de los participantes de una reunión llega con un diferente grado de ocupación mental pues vamos arrastrando temas, pendientes y emociones de momentos anteriores. Una mente ocupada no deja espacio para nueva información ni permite prestar la suficiente atención. Una mente no está donde está el cuerpo, se encuentra donde está lo que la ocupa. 

El check-in es una herramienta simple que busca de manera amena que los participantes de un encuentro dejen de un lado los pensamientos y las emociones con las que llegaron, apagando su piloto automático y trayéndolos al tiempo presente para enfocarlos en el propósito de la reunión que está por empezar. Esto se logra generalmente con una pregunta fuera de contexto que los lleve a tener alguna conversación interna diferente con la que llegaron al espacio. 

Beneficios de la práctica del check-in

Además de lograr que los asistentes de la reunión se desconecten de sus pensamientos y emociones previas, el check-In tiene muchas más utilidades, lo que lo hace una inversión pequeña con un retorno incalculable. Algunas de éstas son:

Promueve la puntualidad: En muchas ocasiones esperamos un tiempo para que todos los invitados lleguen, sobre todo para no tener que repetir algo que ya se dijo. Si iniciamos la reunión a la hora pactada con un check-in, esto nos ayuda a aprovechar ese tiempo de espera, promoviendo así la puntualidad sin necesidad de cantaleta, pues quien llegue tarde se encontrará con que la reunión ya inició y tendrá que esforzarse para ponerse en sintonía con el ejercicio del check-in lo que lo llevará probablemente a adquirir conciencia de la importancia de la puntualidad; efecto muy diferente de cuando alguien llega tarde y se encuentra al resto esperando para dar inicio a la reunión. 

Verifica aspectos tecnológicos en las reuniones virtuales: En el check-in todos participan pues se trata precisamente de confirmar que cada uno de los asistentes está presente, por lo que en las reuniones virtuales sirve también para chequear que todos escuchen bien y podamos escuchar a todos, mitigando así las interrupciones por problemas tecnológicos en el transcurso de la reunión. 

Genera conexiones entre los asistentes: El check-in nos permite compartir pensamientos, emociones, conocimientos, diferentes formas de ver las cosas y elementos del ser, generando así lazos entre los participantes. Si es un grupo de personas desconocidas, el check-in ayuda a romper el hielo y a generar confianza. Para los equipos de trabajo que se reúnen frecuentemente, la cultura de realizar el check-in en sus reuniones acelera la construcción de conexiones facilitando el trabajo en equipo.

Da foco y alinea expectativas: Podemos aprovechar este momento de plena atención para garantizar que todos los asistentes tengan el mismo contexto y alinear expectativas antes de iniciar con el tema central de la reunión. Cuando se realiza el check-in en el hotel o en la aerolínea se produce una sensación de tranquilidad al verificar que todo está en orden, así mismo, parte del objetivo del check-in en las reuniones es dejar esa misma sensación brindando un entorno de confianza para el buen desarrollo de la misma.

Aunque es imposible garantizar al 100% que todos los participantes de una reunión estén presentes de cuerpo y mente, un buen check-in nos puede ayudar a lograrlo; es por eso que el check-in es el primer momento de las experiencias prácticas de aprendizaje ¡EPA!; momento que tiene como objetivo que todos los asistentes saquen el mayor provecho del espacio y puedan tener el retorno del tiempo, esfuerzo, energía y dinero que están invirtiendo por esta ahí. 

¡Si necesitas guía de como implementar esta práctica en tus reuniones, escríbenos!